vordering GZNDenzo

5 stappen om jouw vordering betaald te krijgen.

Wekenlang heb je zitten zwoegen op die ene opdracht. Jouw harde werken wordt met een mooi resultaat beloond. Tijd om een factuur naar jouw klant te sturen voor de verrichte werkzaamheden! In de factuur hanteer je netjes de door jullie overeengekomen betalingstermijn van 14 dagen. Maar na het verstrijken van deze termijn heeft de klant nog niet betaald. En na 20 dagen nog niet. Dit is erg vervelend. Helaas kom ik dit in mijn praktijk geregeld tegen. Wat kun je in zo’n geval doen en hoe pak je dit efficiënt aan? In deze blog deel ik de 5 stappen die je kunt nemen om jouw vordering alsnog betaald te krijgen. 

Stap 1: bel je klant

Een effectieve en vriendelijke eerste stap is het bellen van je klant na het verstrijken van de betalingstermijn. Je kunt dan vragen naar de reden waarom je klant nog niet heeft betaald. Een veel gehoorde reden is dat iemand het vergeten is. Je ontvangt een mailtje, opent dit, kijkt ernaar en klikt het weg onder het mom van ‘ik kijk er straks wel naar’ en vergeet het vervolgens. Been there, done that 😉 Een telefoontje is ook goed voor het behoud van de relatie met de klant. Spreek af binnen welke termijn de klant moet betalen (bijvoorbeeld 7 dagen) en bevestig de inhoud van het gesprek in een e-mail. Doe dit ook wanneer je een betalingsregeling afspreekt!

Tip: neem een betaallink op in jouw e-mails, zodat het jouw klant makkelijk wordt gemaakt om je factuur meteen te betalen. Sommige facturatieprogramma’s bieden deze mogelijkheid.

Stap 2: stuur een vriendelijke herinnering

Mocht je klant na het telefoontje nog steeds niet hebben betaald, is het tijd om een betalingsherinnering te sturen. In een herinnering geef je een klant de gelegenheid om het factuurbedrag alsnog te voldoen. Doe dit wel op een vriendelijke manier voor het gewenste effect. Bijvoorbeeld: 

“Beste [naam klant],

Op [datum] spraken wij elkaar al even telefonisch over de openstaande factuur voor [omschrijving werkzaamheden/project]. Wij spraken toen af dat u het bedrag van € [totaalbedrag] binnen [aantal] dagen zou overmaken. 

Helaas heb ik nog geen betaling mogen ontvangen. Wellicht bent u dit vergeten. Kan ik uw betaling binnen 7 dagen op [rekeningnummer] tegemoet zien?

Alvast bedankt!”

Zo blijf je netjes, vriendelijk en creëer je (hopelijk) wat sympathie van jouw klant. 

Stap 3: versturen van een 14-dagen brief

Wanneer jouw klant na twee vriendelijke pogingen nog steeds niet heeft betaald, is het tijd meer druk achter de betaling te zetten. Dit doe je door het versturen van de zogenoemde 14-dagen brief. Let wel: deze termijn van 14 dagen geldt alleen bij een consument als klant. Doe je zaken met een andere ondernemer of een ander bedrijf? Dan volsta je ook met een sommatie (ook wel een ‘aanmaning’ genoemd) met een kortere betalingstermijn van bijvoorbeeld 7 dagen.
In de 14-dagen brief geef je de klant een laatste kans om de openstaande vordering zonder extra kosten te voldoen. Daarnaast waarschuw je ook voor de (financiële) gevolgen wanneer hij dit niet doet. Neem in de brief op dat de klant bij het achterwege blijven van een betaling naast het factuurbedrag ook de buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente verschuldigd wordt. Bij een consument moet je de hoogte van deze bedragen ook al opnemen in de sommatie. Dit kun je makkelijk berekenen via een tool op internet.

Tip: laat de buitengerechtelijke incassokosten niet liggen! Dit bedrag kan mogelijk dienen als tegemoetkoming van jouw extra (niet vergoede) tijd die jij in deze klant hebt gestoken om jouw factuur betaald te krijgen. Op internet vind je diverse tools om de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten te berekenen.

Stap 4: stuur een laatste sommatie

Als je bij deze stap aankomt, begint het erg vervelend te worden. Je hebt dan immers al veel tijd en moeite gestoken in een niet-betalende klant en dit geeft negatieve energie. Je kunt er in dat geval nog voor kiezen een allerlaatste sommatie te sturen. Maar deze sommatie kun je ook door een incassospecialist of advocaat laten versturen. In dat geval ga je naar stap 5. De inhoud van je laatste sommatie kun je kort houden:

  • geef aan dat jouw klant na meerdere pogingen van jouw kant (benoem deze ook) nog steeds niet is overgegaan tot betaling van de openstaande factuur;
  • geef aan dat hij de door jou aangezegde buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente verschuldigd is en noem de hoogte van deze bedragen. De klant dient nu jouw factuurbedrag + de incassokosten en rente te betalen;
  • geef aan dat sprake is van verzuim en stel je klant in gebreke;
  • en geef als laatste aan dat wanneer niet alsnog binnen 3 dagen wordt betaald, de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau of een advocaat.

Stap 5: vordering uit handen geven

Betaalt jouw klant na al deze pogingen nog steeds niet? Dan kun je jouw vordering uit handen geven aan een incassobureau of een advocaat. Het voordeel van een incassobureau is dat deze tegen gunstige tarieven het incassotraject voor jou kunnen opstarten. Het voordeel van een advocaat (waar je vaak ook betalingsafspraken mee kunt maken) is dat deze net een stapje verder kunnen gaan dan een incassobureau. Denk aan het leggen van beslag of procederen bij vorderingen boven de € 25.000,-. Maar een advocaat kan ook een faillissementsaanvraag als drukmiddel gebruiken.

Wanneer gaat de betalingstermijn van 14 dagen lopen?

Onder stap 3 gaf ik al even aan dat er bij consumenten een ‘veertiendagenbrief’ moet worden gestuurd. De betalingstermijn van 14 dagen vangt aan op de dag nadat jouw klant (de schuldenaar) de sommatiebrief heeft ontvangen. Neem dus in de brief op dat de klant binnen veertien dagen na ontvangst van de brief moet betalen. Wees je ervan bewust dat op jou als verzender een bewijslast rust bij discussie! Je kunt de brief dan ook het beste aangetekend versturen. Mail je alles? Je kunt tegenwoordig ook aangetekend mailen. Maar het aanzetten van een lees- en ontvangstbevestiging kan ook al helpen. Wanneer dit lastig is, kun je er ook voor kiezen een ruimere betalingstermijn dan die 14 dagen op te nemen. De Hoge Raad (onze hoogste rechter in Nederland) heeft bepaald dat een termijn van 3 weken (21 dagen) veilig is. 

NB: waar hiervoor ‘brief’ staat kun je natuurlijk ook gewoon ‘mail’ lezen.

Tip

Laat jouw klant zoveel mogelijk vooraf betalen. Bijvoorbeeld 50% van het totale bedrag. Je denkt misschien dat jij je hierdoor niet populair maakt of vindt dit vervelend om te vragen, maar het is veel vervelender als jij achter je geld aan moet zitten. Daarbij dekt het jouw eigen kosten, wat ten goede komt aan je eigen liquiditeit.